Dokumentasi dan Pengecekan Barang Datang dalam Sistem Pergudangan Apotek

Dokumentasi dan Pengecekan Barang Datang dalam Sistem Pergudangan Apotek

I. Dokumentasi barang datang di Apotek

Kegiatan penerimaan merupakan kegiatan yang sangat penting mulai dari jenis,jumlah dan kualitas. Spesifikasi dan persyaratan lainnya dari barang yang diterima harus sama dengan yang tercantum dalam kontrak. Proses penerimaan sangat penting karena pada proses inilah kita dapat menyaring barang-barang yang tidak bermutu dan tidak sesuai denga spesifikasi yang telah ditetapkan. Dalam pelaksanaan suatu kegiatan tentu dibutuhkan sebuah dokumentasi yang menandakan bahwa kegiatan tersebut benar-benar terjadi, termasuk pula kegiatan di apotek yang berkecimpung dalam penyaluran obat-obatan dan perbekalan farmasi kepada masyarakat. Dokumentasi diperlukan untuk dapat menjamin kualitas dan legalitas dari obat-obatan maupun perbekalan farmasi yang ada di apotek, sehingga memberikan kepercayaan bagi masyarakat bahwa mereka mengkonsumsi dan menggunakan perbekalan kesehatan yang benar dan tepat.

Terjaminnya kualitas dan legalitas dari barang-barang yang didatangkan ke apotek untuk diperjualbelikan harus dipertanggungjawabkan dengan baik. Bentuk tanggung jawab tersebut dengan adanya bukti-bukti hitam di atas putih yang menunjukan bahwa barang-barang (obat dan perbekalan farmasi) tersebut sesuai dengan pemesanan apotek. Maka, dokumentasi kedatangan barang yang dibutuhkan antara lain :

a. Faktur merupakan lembaran data obat yang berisikan nama PBF, nama obat, nomor batch obat, tanggal kadaluarsa, jumlah harga satuan, potongan harga, jumlah harga, dan tanggal penerimaan. Lembaran ini diberikan oleh PBF bersamaan dengan datangnya barang yang dipesan oleh apotek, untuk kemudian ditandatangani oleh farmasis yang memiliki SIK, selanjutnya faktur disimpan untuk kemudian digunakan kembali saat melakukan pembayaran/pelunasan.

b. Surat Pesanan merupakan lembaran data obat maupun alat kesehatan yang dipesan oleh apotek kepada PBF. Barang-barang yang dipesan tersebut disesuaikan nama maupun jumlahnya dengan stok barang habis dalam buku defekta sehingga regulasi barang-barang di apotek berjalan baik dan tidak berlebihan.

c. Bukti kas keluar ( BKK ) merupakan lembar pembayaran yang dilakukan oleh apotek kepada PBF dalam rangka melunasi barang-barang pesanan yang telah datang. Dalam setiap pembayaran secara tunai maupun kredit memerlukan BKK yang terdiri atas 3 lembar. Lembar pertama (asli) dimiliki oleh PBF, lembar kedua disimpan oleh apotek dan lembar ketiga disimpan di bagian keuangan apotek.

d. Buku Catatan Penerimaan Barang merupakan data-data tertulis yang menjadi salinan dari faktur yang diterima saat barang datang. Setiap hari saat menerima kedatangaan barang-barang yang telah dipesan, dilakukan pencatatan dalam buku ini sehingga mencegah pembelian obat yang melebihi anggaran. Selain itu, BCPB dapat menjadi salinan faktur yang berguna apabila ada faktur yang hilang. Dalam BCPB, tidak hanya data dalam faktur yang tertulis, tetapi juga tanggal pemesanan serta waktu kedatangan barang juga dicatat.

e. Kartu Stok merupakan catatan kendali terhadap keluar masuknya jumlah obat dan perbekalan farmasi yang ada di apotek. Saat barang-barang tersebut datang, kemudian disimpan di gudang, diperlukan pencatatan jumlah yang ada dalam kartu stok sebagai dokumen ketersediaan barang-barang yang ada dalam gudang.

II. Pengecekan barang datang di Apotek

Pengecekan barang datang di apotek merupakan salah satu kegiatan penting yang harus dilakukan. Barang-barang yang datang di apotek perlu diperiksa kembali kesesuaiannya dengan pesanan apotek yang tertulis dalam SP serta faktur yang menyertai barang-barang tersebut. Pengecekan diperlukan untuk memastikan kualitasnya serta menjaga tidak ada barang-barang yang salah yang datang ke apotek. Selain pemeriksaan fisik dari barang-barang yang ada, pengecekan terhadap harga juga perlu dilakukan untuk mencegah timbulnya kesalahan perhitungan harga dari harga yang telah disepakati oleh apotek dengan pihak apotek. Pengecekan fisik tersebut berupa pencocokan kesesuaian antara faktur dengan obat yang datang mengenai jumlah, nama dan spesifikasi barang, tanggal kadaluarsa, nomor bacth serta ada tidaknya kerusakan pada kemasan. Sementara pengecekan harga meliputi harga satuan, jumlah potongan atau diskon, serta harga total yang harus dibayarkan oleh apotek tersebut. Berikut ini adalah prosedur pengecekan barang datang di apotek:

1. Cek keabsahan dokumen

2. Cek keabsahan barang yang datang

3. Cek jenis barang sesuai dengan SOP (Surat order Pembelian) dan faktur pengantar.

4. Cek kualitas barang (dari segi fisik, waktu kadaluarsa, kemasan).

5. Cek jumlah barang yang sesuai dengan SOP dan faktur pengantar. Diberi tanda tangan, cap, dan ditulis tanggal penerimaan sebagai bukti keabsahan.

6. Bila semua selesai buat BA (Berita Acara) penerimaan

7. Buat laporan penerimaan dan catat pada buku masuk

8. Catat pada kolom gudang untuk mempermudah penataan

9. Barang datang sudah siap untuk disimpan

III. Penataan barang di gudang Apotek

Penataan barang di gudang yang baik akan lebih mempermudah pengambilan maupun penyimpanan kembali barang-barang tersebut. Pengecekan terhadap ketersediaannya tidak akan menjadi hal yang sulit bila tertata rapi. Kerapian penataan barang di gudang dapat dilakukan dengan cara penyimpanan yang terpisah antara obat maupun perbekalan farmasi yang satu dengan yang lainnya. Pemisahan tersebut dapat dilakukan berdasarkan pengelompokan golongan obatnya (obat-obat generik, obat keras, dan obat bebas serta obat narkotik dan psikotropik), bentuk sediaannya (injeksi, infus, sirup, salep, suppositoria, ovula, tetesan, serbuk), maupun sifat-sifat khususnya (obat-obat yang tidak tahan suhu tinggi disimpan dalam kulkas, obat narkotik dan psikotropik disimpan dalam lemari berkunci dan tertanam dalam tembok). Selain itu pemberian nama pada rak penyimpanan yang diurutkan secara alfabetis tentu lebih mempermudah pencarian barang-barang tersebut.

Penataan barang pada gudang menggunakan sistem FEFO (First Expired First Out). Obat dengan waktu kadaluwarsa lebih awal diletakkan paling depan agar lebih dahulu digunakan dan meminimalkan jumlah obat yang kadaluarsa. Untuk obat-obat dalam bentuk larutan atau sirup diletakkan di lemari bagian paling bawah. Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah dalam pengambilannya, sehingga mengurangi resiko pecahnya botol karena terjatuh dari lemari atas. Tujuan dari proses penataan obat saat disimpan di gudang dapat dijabarkan sebagai berikut :

· Kualitas barang di apotek dapat dipertahankan

· Barang terhindar dari kerusakan fisik

· Pencarian barang menjadi lebih mudah dan cepat

· Barang aman dari pencurian

· Mempermudah pengawasan stok barang

IV. Peran gudang sebagai sumber informasi bagi kasir

Secara definisi gudang hanya sebagai tempat untuk penyimpanan dan mengetahui ketersediaan barang. Namun gudang di apotek tidak hanya menjadi tempat penyimpanan obat-obatan maupun perbekalan farmasi, tetapi juga mampu berperan sebagai sumber informasi bagi kegiatan administrasi. Baik administrasi inventaris terkait pengadaan barang-barang yang ada di dalamnya, serta administrasi keuangan yang memegang pengelolaan harga demi keuntungan apotek. Secara khusus, gudang menjadi sumber data bagi kasir untuk memasukan nilainya pada daftar harga barang-barang yang dijual di apotek. Kasir sebagai seseorang yang menerima pembayaran harus mengetahui barang-barang apa saja yang ada di gudang untuk kemudian dijual sesuai dengan harga yang telah disepakati apotek. Tidak hanya jenis barang yang ada, tetapi juga harga diskon (potongan harga) yang diberikan bagi rekanan bisnis tertentu juga menjadi hal wajib yang diketahuinya. Maka, data harga dan ketersediaan barang yang ada di bagian pergudangan perlu diinformasikan dengan jelas kepada kasir sehingga proses transaksi berjalan baik.